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- BAsixs編集部
日々の業務の中で「あたりまえ」をアップデートできた取り組みを発信しています。
BAsixsに掲載しているRFPサンプルが好評で、多くの皆さまにダウンロードされています。ありがとうございます。
ダウンロードされた方は、どのような感想を抱いたでしょうか？
「私一人ではすべて埋められない……」「埋めてはみたけど、合っているか分からず不安……」などの感想を持ったと思います。
サンプルや過去のRFPを参考に書いたとしても、プロジェクト全体ひいてはビジネス全体を把握していなくては内容が不十分です。
一つとして同じプロジェクトは存在しないため、正解が分からず悩んでいる方も多いと思います。
RFPの作成に不安がある方に向けて、プロジェクトの成否を分けるRFPの作成支援サービスをご紹介いたします。
RFP作成支援とはベンダーに依頼したい要件の整理を先導するサービス
本記事を読まれている方は、すでに「RFPとは何か」を理解されている方でしょう。
もしかしたら「提案を依頼する書類（RFP）の作成を、さらに依頼するってどういうこと？」と思われた方もいらっしゃるかもしれません。
今回はRFPとは何かを振り返りながら、RFP作成支援サービスをご説明します。
RFPとは何か、理解をさらに深めたい方は、下記の記事もご参照ください。
提案依頼書（RFP）とは？要求仕様書・要件定義書との違いや重要性の考察 | BAsixs（ベーシックス）
RFPを簡単に説明すると、ベンダー（委託先）に対して、Webサイトの構築やシステムの導入などを依頼する資料のことです。
RFPに書かれている内容は、主に３つの要素に分けられます。
RFPの3つの要素
- プロジェクトの概要（目的や背景、解決すべき課題など）
- 依頼内容（依頼の範囲、成果物、スケジュールなど）
- サイト要件（インフラ、CMS要件、セキュリティ水準、運用など）
上記のRFPの項目を見ただけで、まとめるだけでも多大な労力がかかることが分かります。
なぜならステークホルダーが多岐にわたること、専門性が高いこと、別部署への確認・調整が多いことなどが挙げられます。
RFPを作成するためには、Webに関する知識・幅広い経験が必要です。実をいうと、私も一人で完璧なものは作れません。
結論を言ってしまうと、BAisxsのRFP作成支援とはその名の通り「専門的な内容が多く、ベンダーに依頼したい要件の整理を先導します」というサービスです。
プロジェクトの概要の要点を伝えられていないと、ベンダーから適切な提案を受けることはできません。
だからこそ、RFPの完成度でプロジェクトの成否が決まるといっても過言ではありません。
「サイトリニューアルが失敗する」よくある2つの理由
サイトリニューアルが失敗する理由はさまざまですが、多くは下記の2つです。
サイトリニューアルが失敗する代表的な2つの理由
- サイトリニューアルの目的を理解していない
- 課題の分析、調査が不十分
それぞれを簡単に説明します。
理由1.サイトリニューアルの目的を理解していない
サイトリニューアルは、単に古いものを新しくするためではありません。現状のサイトが抱えている課題を解決し、ビジネス上の目的を達成することが最重要です。
アクセス数や資料請求数、問合せ数が少ないなど、課題はサイトごとに異なります。目的と手段が入れ替わり「リニューアルすることが目的になってしまう」ことを防ぐために、自社サイトで解決すべき課題の抽出と優先順位付けを行い、リニューアルの目的を認識することが重要です。
理由2.課題の分析、調査が不十分
例えば「現状のサイトで問い合わせや申し込みが目標に達していない」場合には、「そもそも閲覧者数が十分か？」「 閲覧者数は十分でも、問い合わせや申し込みにつながっていないのか？」 など、課題の原因分析を細かく行う必要があります。
安易に「リニューアルしたい」「見た目を変えたい」という判断をせずに、データを根拠に対応を検討するため、判断に必要な調査を行うことが重要です。
次に、実際に制作会社に要件を伝え、依頼する時の注意点を説明します。
制作会社への依頼時に気をつけるべきこと：発注者と制作会社の理解度の差を埋めること
過去に「提案内容が期待したものと違う……」という経験をされた方もいると思います。この要因は、発注者と制作会社の立場の違いから生まれる理解度の差です。
- 発注者：自社事業や経営戦略の理解度が高いが、Webに関する理解が乏しい
- 制作会社：Webに関する知見が深いが、発注者のビジネス理解に乏しい
この理解度の差はコミュニケーションを積み重ねることでしか埋めることはできません。
依頼時には、Webサイトを活用した計画や中長期的なビジョンなど、プロジェクトの立ち位置や背景まで伝えて「発注者側が、積極的に制作会社に自社の情報をインプットしていく」ことが重要です。
Webサイトリニューアルは目的ではなく、あくまでビジネス課題を解決するための手段であることを忘れてはいけません。
ビジネス・アーキテクツの強み：「Web」というプラットフォームとの付き合いの長さ
BAsixsは、社会課題の解決と新たな価値創出をグループ全体で目指すための社会への約束です。
BAsixs運営会社のビジネス・アーキテクツは、Web黎明期から積み重ねてきたUI/UXの知見に加え、Webサービスに関する幅広い経験が強みです。
最新の市場動向・トレンドを捉えたデジタルコミュニケーションの戦略立案からサービス設計、運用・運営までワンストップで提供しています。
Webサイトは作って終わりではありません。継続的に改善し成長させていくことが重要です。
お客様に並走し続け、人や仕組み、ルールや常識をアップデートし続ける当社だからこそ、プロジェクトの成否を分けるRFP作成支援サービスを提供できます。
RFPの基本をもっと知りたい方は、下記の記事もご参照ください。
提案依頼書（RFP）とは？要求仕様書・要件定義書との違いや重要性の考察 | BAsixs（ベーシックス）
ビジネス・アーキテクツのRFP作成支援・4つのステップ
当社のRFP作成支援サービスでは、要求事項をきれいにまとめたドキュメントを作るだけではありません。
お客様の要求に対して、その要求は本当に必要なのか？ プロジェクトの形は正しいのか？ など、問題の本質を提起し、プロジェクトの背景やビジネス課題を踏襲したRFP作成を行います。
ステップ1：各部署への要望調査を第三者視点でサポート
Webサイトには、さまざまなステークホルダーがいます。
社内では、マネジメント層、マーケティング部門、営業部門、情報システム部門などが挙げられます。会社によってはもっと多くの部署が関係してることもあります。
自社だけでRFPを作成していると、近視眼的になり、問題の本質を見誤ったり、目的と手段が入れ替わっていることが多々あります。
RFPに不備があると、配布後の質疑応答で多くの質問が寄せられたり、ベンダーからの提案内容にブレが発生したりとプロジェクトに影響が出てしまいます。
各ステークホルダーから適切な情報提供をしてもらうための方法や、決済者や上長とのコンセンサス、第三者視点での調査・分析、各部署との調整やドキュメントのまとめ方など多方面からサポートします。
ステップ2：社内で抽出した課題と調査結果を元に、戦略を策定する
ヒアリングした内容から要望をまとめるとともに、現行システムや市場、競合、技術動向などの調査を行います。
ステップ1で抽出した課題をもとにビジネス貢献の観点から具体的な要件とあるべき姿を設計します。
あるべき姿（プロジェクトのゴール）が設計できたら、プロジェクトの三角形に落とし込みます。
プロジェクトの三角形とは「お金（コスト）」「スケジュール（時間）」「範囲（スコープ）」で構成される三角形のことです。真ん中のスペースが「クオリティ（品質）」を表します。
三角形の構造上、他の2辺に影響を与えずに、1辺だけを変えることは不可能です。すなわち、一つの要素を変更すると、他2つの要素も必ず影響を受けます。
要件に合わせ、三角形のかたちを整えていくことで、プロジェクトの要点を可視化できます。
ステップ3：Web制作会社の視点から候補企業を選定する
候補企業の選定は、地味な割に大変な作業です。
下記の探し方で企業を選定される方が多いのではないでしょうか。
- 探し方1.Web検索で探す
- 探し方2.紹介で探す
- 探し方3.クラウドソーシングで探す
探し方に正解はありません。探し方も「プロジェクトで何を重視するか」を軸に方法を選ぶことが重要です。
例えば、予算が決まっており価格を重視したい、クオリティや成果を重視したい、納期を優先したいなどがあります。
また制作会社によって、強みや特徴、業務範囲が異なります。重視したいポイントと制作会社の強みが合致していなければ適切な提案を受けることができません。
Web制作会社としての視点から、プロジェクトの目的に合う最適な候補企業の選定を行います。
ステップ4：定量的に判断できる評価指標を作成する
提案書の内容を正しく評価し、最適な制作会社を選択します。ここでよくある悩みが、どのように評価したらいいのか分からないという点です。
ステークホルダーが多くなればなるほど、社内の合意形成が難航します。また、フラットな視点で合理的な評価・比較が求められます。
そのため、評価する観点や項目、配点などを決める必要があります。
上記の内容は、画一的なものではなく、プロジェクトの内容によって変わります。
プロジェクトの目的をもとに、重視する観点を評価に反映する設計を行います。
評価を数値化して定量的に判断できる状態にすることで、自社と制作会社のマッチ度を測ることが可能となります。
まとめ：餅は餅屋。Webサイト構築・運用の経験豊富な専門家の第三者視点をうまく活用しよう！
本記事で説明した手順・注意点を踏まえて、RFPを作成できている会社は多くないと思います。
この業務を専門で行う担当者は、社内におそらくいないでしょう。通常業務を抱えながらこれだけの準備を行うことも現実的ではありません。
RFP作成を制作会社に依頼するメリットは、手間と時間が省けるだけではありません。
陥りやすい目的の認識ズレを修正し、今まで見えていなかった課題の発見を得ることができます。
しかし、RFP作成を制作会社に依頼したからといって、その会社に発注しなければいけないわけではありません。
プロジェクトを成功させるためにも、Webサイト構築・運用の経験豊富な専門家である制作会社を積極的に巻き込みましょう。
ビジネス・アーキテクツには、Web黎明期から積み重ねてきた知見と多種多様なプロジェクト経験があります。経験とノウハウをもとに、お客様のプロジェクトを成功に導くためのPMO支援（Project Management Office）も行っています。
そもそもWebサイトリニューアルで現状の課題を解決できるのか分からない方、ビジネス目的や課題について相談相手が欲しい方は、下記お問合せよりお気軽にご相談ください。