チームのタスク管理をする現場で、最近「Trello」の利用が増えています。

Trelloは「カンバンボード」と呼ばれるフレームワークを利用し、付箋を貼るようにタスクを管理するツールです。提供元のアトラシアンによると、「作業を可視化し、チーム内の作業の流れを最適化する」ことが可能とのこと。実際に筆者も使っていますが、ガントチャートよりも自由度や視認性、操作性が高い印象です。

カンバンボードと呼ばれるフレームワークは、元々はソフト開発の現場における、「アジャイル開発」という考え方から生まれたものでした。このアジャイル開発における思想が、今や業種の垣根を越えて、さまざまな分野に浸透しつつあるようです。

アジャイル開発の2001年の"宣言"から始まった

そもそもアジャイル開発は2001年、17人のソフト開発者が表明した「アジャイルソフトウェア開発宣言」からはじまりました。ここで宣言されているのは

プロセスやツールよりも個人と対話を、
包括的なドキュメントよりも動くソフトウェアを、
契約交渉よりも顧客との協調を、
計画に従うことよりも変化への対応を、価値とする。

出典 : 独立行政法人情報処理推進機構. アジャイルソフトウェア開発宣言の読みとき方. 2020年2月版, 2020. (参照 2020-08-07)

というマインドセットであり、その思想を反映しながらソフトを開発することを、一般にアジャイル開発と呼んでいます。つまり、アジャイル開発とは考え方であり、それを実現するための開発手法の一つがカンバンボードというわけですね。

出典 : 独立行政法人情報処理推進機構. アジャイルソフトウェア開発宣言の読みとき方. 2020年2月版, 2020. (参照 2020-08-07)

アジャイル開発と対をなすものとして、良く例に挙げられるのがウォーターフォール開発です。事前にすべての工程表を作り、仕様に従って設計と実装を進め、すべてが完成してからテストを行う――。

「それって当たり前のことだよね？」という方もいますが、アジャイル開発は違います。実装の段階から"動くソフトウェア"を部分的にでも作り、テストを行い、そのフィードバックを開発過程に活かしていきます。この開発過程には顧客も巻き込み、仕様変更の依頼などを早めにヒアリングしながら、それを実装にフィードバックしていくわけです。

これにより課題を早期に発見し、顧客との協力関係を築きながら、満足度の高い納品を実現することが可能となります。ここで注目したいのは、この考え方がソフト開発以外にも応用できることです。

プレビューやサンプルをいち早く作り、フィードバックを得て改善し、市場での価値を高めていく。進行管理に顧客を巻き込んで、その意見を汲み取る――。これによって解決する課題が、今まさに手掛けているプロジェクトにも存在するのではないでしょうか？

カンバンボードの生みの親はトヨタ

アジャイル開発の基本的な概念は理解しても、それをすぐ実務に反映するのは、なかなか難しいかと思います。そこで利用されているのが、Trelloなどアジャイル開発の考え方から生まれたプロジェクト管理ツールです。

Trelloでも採用しているカンバンボードは、アジャイル開発の手法の一つとして利用されているフレームワークです。その原点は「トヨタ生産方式」にあるといわれています。その原点はトヨタ自動車工業で副社長を務めた大野耐一氏が、スーパーの品出し方法をヒントに考案したものだそうです。

トヨタ生産方式では「ジャスト・イン・タイム」を基本思想とし、生産性を向上させるために以下の内容を重視しています。

• お客様からクルマの注文を受けたら、なるべく早く自動車生産ラインの先頭に生産指示を出す。
• 組立ラインは、どんな注文がきても造れるように、全ての種類の部品を少しずつ取りそろえておく。
• 組立ラインは、使用した部品を使用した分だけ、その部品を造る工程（前工程）に引き取りに行く。
• 前工程では、全ての種類の部品を少しずつ取りそろえておき、後工程に引取られた分だけ生産する。

出典 : トヨタ生産方式 | 経営理念 | 企業情報. トヨタ自動車株式会社Webサイト. (参照 2020-08-07)

この生産指示や部品の引き取りを行う際に、情報を記載したカンバンをやり取りしたことが、後にカンバンボードの原点になったと言われています。

なお、カンバンボードはTrello以外にも、プロジェクト管理ツールの「Backlog」など、近年では様々なツール内で、フレームワークの一つとして利用されています。

カンバンボードでタスクを管理する具体的なメリットとは？

それでは、カンバンボードではタスクをどのように管理するのか、実際に見ていきましょう。

Trelloでは1枚の「ボード」上に、複数の「リスト」を作成。そのリスト間で情報を記載した「カード」を行き来させることで、タスクを管理しています。

記事の企画概要を作成したら、カードに記載して「企画提案リスト」に配置。編集部から発注の依頼が来たら、「作業中リスト」にカードを移動。制作した記事を納品したら、「納品リスト」にカードを移動する――。仮にこの記事の制作進行をTrelloで管理するなら、このようなフローになるでしょうか。

Trelloのカンバンボードの特長は、この"カードを移動させる"という直感的な操作にあるといえるでしょう。直感的であるということは、利用者に負荷を与えにくいということ。タスク管理ツールに不慣れなメンバーも、抵抗感なく操作ができます。

次に、カンバンボードのメリットですが、タスクの進捗状況が俯瞰で確認できるため、進捗の遅延などが一目で分かるようになります。リスト上でカードを上下に移動させれば、優先度の高いものから順に表示させることも可能に。各タスクで期限を設定すれば、その日時をカードに表示させたり、期限前にアラートをメール通知させたりできるので、スケジュールがバラバラなタスクを一括管理するのにも向いています。

さらに、チーム作業ではリスト間でカードを移動させた際に、その通知を自動でメール送信させることもでき、いちいち進捗の連絡をする必要がありません。チームメンバー全員が自然とタスクの進捗状況を把握し、何かあればコメントで確認する。そのコメントに添付して、納品物などのファイルを共有することもできます。

まとめ

新型コロナウイルスの感染拡大によって、多くの企業でテレワークが導入されつつあります。メンバーが互いに顔が見えない状況で、プロジェクトを進めていくために。そして、上司や同僚が近くにいない在宅勤務でも、きちんと自己を律するためにも、今後は進行管理のスキルが求められるようになるでしょう。

プロジェクトの価値をいち早く高め、顧客との関係を密にする。アジャイル開発の考え方は、現代のビジネスではとても有効です。自社の事業や業務にマッチしそうであれば、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。

参考

• 独立行政法人情報処理推進機構. アジャイルソフトウェア開発宣言の読みとき方. 2020年2月版, 2020. (参照 2020-08-07)
• トヨタ生産方式 | 経営理念 | 企業情報. トヨタ自動車株式会社Webサイト. (参照 2020-08-07)
• カンバン方式の基礎: チームがより素早く効率的に働く方法. Trello公式ブログ. (参照 2020-08-07)