「テレワークができる環境を当たり前に」
Business Architects（ビジネス・アーキテクツ、以下BA）では、テレワークをメインの勤務形態として業務を行うことが標準となっています。

たとえば、以下のような状況に柔軟に対応するなど、テレワークのメリットを最大限に活用し、従業員からも良い評判を得ております。

• 通勤時間の削減
• 業務時間とプライベート時間をすぐ切り替えができること
• 悪天候などの突発的な事象による勤務形態の切り替え

では、どのようにしてその快適な環境を実現しているのか？
本記事では、情シスが社内の快適な働き方を支えるために行っている施策をご紹介します。

一般的にテレワークで留意しなくてはならない5項目とは

BAの施策を説明する前に、まずは一般的にテレワークで留意すべき点についてご説明します。

【A】データ共有方法

勤務場所が一か所ではなくそれぞれ離れているため、物理的な記録媒体（USBメモリ・外付けHDD・DVD-R等）は利用できません。
そのため、サーバーに遠隔で接続できる手段を用いる必要があり、例えばクラウドストレージを利用するなどの対応が必要になります。

【B】業務実施のための代替手段の用意

業務ができなくなる事例として「会社から貸与されたPCが故障した場合に業務ができない」「自宅のWi-Fiが障害等の事情で業務ができない」などが想定されます。
出社していれば代替PCを借りることができるかもしれませんが、テレワークではそれができません。
緊急時にすぐに代わりの手段で業務を開始できる手段が必要です。

【C】VPN接続

VPN（Virtual Private Network）とは、インターネット上に仮想的な専用線を構築し、安全にデータをやり取りするための技術です。
一般的にはVPN接続をすることにより、通信データの暗号化や認証を行い安全でプライベートな通信を実現したり、特定のIPアドレスからの通信しかアクセスできないようにしてセキュリティを担保する用途で使用されます。
社外からの接続に用いるため、テレワークではほぼ必須です。

【D】情報セキュリティ管理（ISMS）ルールの制定

テレワークにおいて情報セキュリティルールの制定は必要です。
テレワーク制度が無ければ、オフィス出社時のルールのみで十分ですが、在宅でテレワーク勤務する場合、情報漏洩のリスクと対策を洗い出してルールの制定を行うことが必要不可欠となります。

【E】コミュニケーションツールの重要性

コミュニケーションツールの活用は、テレワークにおいて最重要と言ってもよいものです。それぞれが別の場所にいるため、直接顔を合わせておらず伝わりにくい状態であることを頭に入れ、コミュニケーションを取らなくてはいけません。

コミュニケーションが取りにくいことで業務が妨げられることがあってはいけません。
正確・迅速で綿密なコミュニケーションを取れる状態であることが必要とされます。

では、BAではどのようにテレワーク環境を実現しているのか

冒頭でBAは、テレワークを基本とする勤務形態が標準となっているとご説明しました。職種にもよりますが、勤務日数のうち8～9割をテレワークする社員も少なくありません。テレワーク勤務を推進するBAでの施策をご紹介します。

【A】多様なデータ共有方法

社内のデータ共有にはオンラインストレージを利用しています。社内からも自宅を含む社外からも同様にアクセスすることが可能です。

一つの特徴としてBAではセキュリティの観点から、顧客とデータ共有を行う場合は別のオンラインストレージを利用する運用としています。

出社をメインとする企業の場合は、社内からのみアクセスできるサーバーにデータを置いたり、オンプレミスサーバーを設置したり、という対策でデータ保存場所の誤りを防ぐことができます。
しかし、テレワークを標準としている場合に社内にサーバーを設置すると、目視で状態を確認する等の物理的なメンテナンスが発生するため、テレワークを標準とするには使い勝手が良くありません。
そういった背景も踏まえてBAではデータ共有方法を選定しています。

【B】業務実施のための代替手段の用意

前述した業務ができなくなる事例として、「会社から貸与されたPCが故障し業務ができない」「自宅のWi-Fiが障害等の事情で業務ができない」という場合に、BAではどのような施策を行っているかについてお話しします。

故障などで貸与PCが使えなくなった場合に備え、現在、仮想デスクトップの導入を進めています。貸与PCが使えなくなった場合でも、自宅のPCから安全に業務が継続できる環境を整備しています。
今までは正常なPCを受け渡ししたり、PCを修理に出すなどの一般的によく行われる対応を行っていました。
全社員にスマートフォンを貸与していますので、PCが使えない場合の緊急連絡やWi-Fiが使えない時のテザリングにも対応可能な状態にしています。

【C】VPN接続

BAではVPN接続を利用しており、自宅からでも社内ネットワークに安全にアクセスできます。
主な用途としては、特定のIPアドレスからしかアクセスできないようにしている場所へのアクセスに利用しています。
機密性の高い情報へのアクセスを、より強固なセキュリティで担保しています。

【D】情報セキュリティ管理（ISMS）ルール

情報セキュリティ管理（ISMS）ルールでは、テレワーク環境における情報の取り扱い方を明確に定めています。特に、家族や同居人に業務画面が見られないようにモニターの向きや位置を調整する、外出先では覗き見防止フィルター利用する、Web会議中の背景や音声にも注意を払うなど、実際の生活環境に即した細かい配慮を求めています。

【E】コミュニケーションツール

利用できるコミュニケーションツールが複数あり、デジタルコミュニケーションに困らないように整えています。
具体的にはチャットツール・Web会議ツール・コミュニケーション活性化ツールを利用しています。

情シス業務における物理的対応をどう解決するか

テレワークといっても、完全に在宅のみで業務ができるわけではありません。物品の受け渡しや機器のメンテナンス等、物理的な対応は必ず発生します。その際に、従業員・情報システム担当者の双方にとってより良い方法を取っています。

• 物品の受け渡し方法の工夫
  • 暗証番号で管理されたロッカーを利用して受け渡しを行うことで、渡し手と受け手の時間選択を自由にしています。一度に複数機器の受け渡しがある場合は、希望日を一括で聞いて、該当の日に手渡しまたはロッカー利用で受け渡しを行うこともあります。
    ロッカーを利用することでお互いが都合の良い時に利用できるため、出社日を合わせる必要がありません。
• 質問・回答する時の工夫
  • 一次対応はチャットツールでやりとりを行い、解決しない場合はWeb会議システム等で会話、さらに確認したい時には実際にPCの画面をリモート確認する対応を取るなど、徐々に手段を変えて対応します。それでも解決にたどり着かなければ対面でPCを確認するというふうに、出社対応は最終手段としています。
• 入室管理
  • 業務スペースへの入退室管理を在宅でも管理できるよう整備しています。管理コンソールへのアクセスをVPN接続を必須にすることによりセキュリティも担保しています。

BAのホスピタリティは社内だけではなく、お客さまサービスへも

このようにBAの社内情報システムでは、メンバーが快適に業務できることを重視し、仕事しやすさの維持と向上をモットーとしています。

BAの提供するサービスである「運用支援サービス」は、社内情報システム業務を行う担当とは繋がっており、前述のような姿勢は運用支援サービスにも繋がっております。

社内IT運用に困ったら、運用支援サービスをご検討ください！

BAの社内情シスのホスピタリティにあふれたマインドは、社内の業務を快適にするだけではなくお客さまへ提供するサービスにも活かしています。BAの運用支援サービスを利用してみませんか。

• 運用支援サービス

運用支援サービスの紹介

「うちの会社にも、こんな情シスがいたら・・・」
そう思った方は、BAの運用支援サービスをご覧ください。
お客さまの状況やご要望に合わせて最適なソリューションをご提案いたしますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。