業務効率化や生産性向上の観点から、業務を自動化するRPAが注目されています。働き方改革が掲げられており、多様な働き方を実現するために苦慮する企業において、人に代わって業務を代行してくれるRPAは強力なサポートとなり得る存在です。

とはいえ、具体的にどのようなものなのかは分からないという方も多いでしょう。そこで今回は、最低限押さえておきたいRPAの3つのポイントや、混同しやすい類似キーワードとの比較についてわかりやすく解説します。

RPAとは

RPAとは「Robotic Process Automation」の略称で、「定型業務を自動化してくれるロボット」のことです。

私たちが日々処理している事務作業の中には、手順が決まっていて毎回必ず同じ作業をこなしているものが少なくありません。例えば取引先からメールで送られてきた注文データを基幹システムに入力したり、会員登録フォームから送られてきた情報を会員登録用のデータベースに転記したりと、生産性が低く膨大な時間を必要とする業務は多いといえます。

このような業務を代行させることを目的として、RPAという概念が誕生しました。

RPAでできること

日々の業務の中には手順が決まっている繰り返しの単純作業がありますが、RPAツールに手順を覚えさせることで、こういった業務をツールが代行してくれます。

例えば「ある時間になったら特定のWebサイトにログインしてCSVの注文データをダウンロードし、指定したExcelシートに内容をコピー＆ペーストで追記する」などの処理が可能です。

RPAはどのような業務でも自動化できるわけではなく、「あらかじめ手順が定められている業務」の代行に適しています。自分で判断が必要な業務においてはうまく代行できないため、人の手で処理する部分とRPAに任せる部分の切り分けが重要です。

RPAと混同されやすいキーワードとの違いは？

RPAと混同されやすいキーワードにAIやVBA、マクロがあります。それぞれのキーワードがRPAとどのように異なるのかについて解説します。

AI

AIは人工知能であり、「自分で判断して処理すること」を得意としています。例えばAとBのどちらかを選ぶ場面において、ヒントを元にして適切な答えを導くことができます。

一方で、RPAは「ルールに基づいて業務を行うロボット」であり、基本的には自分で考えることはできません。近年では簡単な判断を行えるRPAツールなども登場していますが、これはAIと連携させることによって判断を可能にしているからです。

VBA

VBAは「Visual Basic for Applications」の略称であり、「Word、Excel、Accessをはじめとした、マイクロソフト社が提供するOfficeのソフトウェア処理を自動化するプログラム」のことです。

作業手順を記録してロボットを作成し、業務を自動化するという点ではRPAと似ていますが、VBAはOfficeのソフトウェア以外では動作しないという違いがあります。RPAツールはOfficeに限らずパソコンで処理する業務全般に適用できるのが特徴です。

マクロ

マクロはOfficeの中でもExcelのみに備わっている機能で、VBAの簡易版のような役割を果たします。業務の手順を記憶させて繰り返しの業務を実行する点ではVBAと同じですが、マクロはシートの複製やグラフの作成などの単純作業を想定しています。

VBAはWordやAccessにも対応しており、プログラミング次第でより複雑な分岐条件などを設定できたり、インターネットを経由してデータを参照したりできるという特徴があります。

RPAツールを導入するメリット

次に、RPAツールを現場に導入するメリットを解説します。

業務を効率化できる

これまで人の手で処理していた業務をロボットに任せて自動で処理できるので、作業スピードが向上して業務の効率化が可能になります。

人間が行う作業は、その日の体調などに左右されてパフォーマンスに差が出やすいといえますが、ロボットは迷いなく一定のスピードで処理できるので、安定的なパフォーマンスの発揮が期待できます。

生産性が向上する

繰り返しの単純作業は生産性が低く、時間ばかりを浪費するものが少なくありません。例えば取引先から送られてきた注文データをExcelシートに転記する作業を1日に1回必ず行い、毎回30分かかっているとすると、1週間（5日間）で2時間半、1ヶ月（20日間）で10時間もの時間を必要とします。

この作業をRPAツールで自動化することにより、空いたリソースをより生産性の高い業務に回せるようになり、社内全体の生産性が向上します。

ヒューマンエラーを削減できる

人の手でアナログな処理を施した場合、どれほど入念に確認してもヒューマンエラーを完全に0にすることは難しいでしょう。エラー率を下げるためにダブルチェック体制を敷くなどの対策方法はありますが、人件費が増大するなどのデメリットもあります。

RPAツールを導入してロボットに処理を任せることで、業務の精度が向上し、ヒューマンエラーを大幅に削減できる可能性が高まります。

コストダウンにつながる

業務の効率化が進み、生産性が向上することによって人件費などのコストダウンも期待できます。

例えば前述の注文データをExcelシートに転記する作業の例であれば、元々は1ヶ月間で10時間、12ヶ月間で120時間の時間を要していました。この作業がRPAツールの導入によって1日5分に短縮できたとすると、合計の作業時間は1週間で25分、1ヶ月間で1時間40分、12ヶ月間で20時間にまで減少します。

人件費を1時間あたり1,800円と仮定すると、RPAツール導入前が「1,800円×120時間＝216,000円」、導入後は「1,800円×20時間＝36,000円」となり、年間180,000円もの人件費のコストダウンにつながります。

RPAツールを導入する際のポイント

RPAツールは、やみくもに導入しても思うような効果を発揮することはできません。導入の際は、次の3つのポイントを意識して準備を進めることが大切です。

導入の目的を明確にする

RPAはなんでも自動化できる魔法のツールではありません。そのため、「RPAツールを使って解決したい自社の課題」をあらかじめ明確にしておきましょう。

「なんとなく業務を楽にしてくれそうだから」というあいまいな理由で導入すると、機能不足のツールや使い勝手の悪いツールを導入してしまい、社内に浸透せずにコストだけがかかってしまうという失敗がよく起こります。

「手がかかっているデータ入力業務を効率化したい」「レポート作成を自動化したい」など、まずは社内で抱えている課題を洗い出した上で、業務上のどの部分をRPAツールに代行させたいのかを決めておくことが大切です。

コストと機能のバランスをはかる

RPAツールは有料のものも多く、本格的な導入を進めるのであれば導入費用や月額費用が発生することを想定しなければなりません。

「少しでも安価なものを導入したい」と考えてコストだけを気にかける方が多い傾向にありますが、安価だからという理由だけで導入すると、自社の業務に活かすのが難しい機能不足のRPAツールを選定してしまう可能性があります。

RPAツールを選定する際はコストも大切ではありますが、「自社の業務改善に必要な機能が備わっているか」も十分に検討しましょう。コストと機能のバランスが取れた、費用対効果の高いツールを選ぶことが重要です。

運用ルールを設定する

RPAツールを運用する前に、必ず運用ルールを設定しておきましょう。社内の運用ルールを整備しないままRPAツールの運用を開始すると、管理者不在で内部構造がブラックボックス化した野良ロボットが発生したり、本来閲覧できないはずの機密データにアクセスされるセキュリティリスクが発生したりする可能性があります。

新しいロボットを作る際は事前に申請する、ユーザーごとの明確なアクセス制限を設定するなどのルールを作り、管理者が社内全体のRPAの動きを把握している状態が望ましいといえます。

まとめ

RPAを導入することで、社内の定型的な業務を自動化して、これまで人の手で処理していた作業にかかる時間を大幅に短縮できる可能性があります。ヒューマンエラーの削減など精度の向上にも効果があるので、定型業務に追われている組織では特に効果が高いでしょう。

RPAを導入する際は、やみくもに導入するのではなく、「なぜRPAを導入するのか」を明確にしてからツールを選ぶことが大切です。コストも重要ですが、機能面にも着目した上で、総合的にバランスの良い製品を選定しましょう。