多くの企業が活用している「社内ポータル」や「イントラサイト」。これらは、業務用のさまざまなアプリケーションが1ヶ所にまとまったサイトのことで、使いこなせると仕事の効率化につながります。一方で、導入したものの、うまく活用できずに宝の持ち腐れになってしまう事例も多々あります。

ここでは、社内ポータルの主な機能についてご紹介するとともに、社内ポータルを活用するメリットや活用方法などについてご説明します。

社内ポータルとは社員向けの「入り口」となるサイトのこと

ポータルとは、「門」や「入り口」という意味の言葉です。インターネットにアクセスした際、最初に訪れるサイトのことを「ポータルサイト」と呼びます。代表的なポータルサイトとしては、GoogleやYahoo! JAPANなどが挙げられます。
一般的なポータルサイトはインターネット上に公開されていて、誰でもアクセスすることができます。それに対し、特定の企業の社員向けに公開されていて、閲覧するための権限が必要になるのが社内ポータルです。

社内ポータルとイントラサイトの違いとは？

社内ポータルは、「イントラサイト」や短く「イントラ」と呼ばれることもあります。言葉は違いますが、社内ポータルとイントラサイトの意味するところはほぼ同じです。
しいていえば、イントラは社内で社員だけが使うサイト全体の総称であり、社内ポータルはサイトそのものを指すことが多いのですが、大きな違いではないので気にしなくていいでしょう。

社内ポータルには業務に必要な機能が集約されている

社内ポータルには、業務用の多くの機能やアプリが集約されています。代表的な機能としては、スケジュールやプロジェクトの管理、レポーティング、社内SNS、コミュニケーションツール、掲示板などがあります。

業務に欠かせないこれらの機能やアプリがばらばらの場所にあると、「あのアプリはどこにアクセスすれば使えるんだっけ？」と迷う社員がいるかもしれません。アプリを探したり情報システム部に問い合わせたりといった手間がかかると、業務効率が落ちてしまいます。
業務に必要な機能を社内ポータルに集約することで、そのような事態を避けることができるのです。

リモートワークで高まる社内ポータルの価値

従来の社内ポータルは、業務アプリを集約する「便利な道具」という立ち位置でした。しかし、ビジネスがグローバル規模に広がることで、文化や習慣が異なる人が同じ職場で働き、成果を出すことが求められています。リモートワークが一般化していくにつれて、同じ会社で働く誇りや意義がより重要になってきているのです。そうした背景もあり、BAsixsでは、これまで以上に重要な役割として社内ポータルに「インナーコミュニケーション」が求められていると考えています。

リモートワークが当たり前になると、社員同士のコミュニケーションがこれまでよりも希薄になってしまいがちです。入社してすぐ、会社のことがよくわからないままリモートワークに入るという新入社員も出てくるでしょう。フィジカルで会ったことがない人とオンラインで仕事をしていく中で、上流工程から下流工程へのタスクの受け渡しによる、バケツリレーのような仕事では生産性は上がりませんし、ましてはチームワークを生むことも難しいと言えます。そのような状態では、会社へのエンゲージメントはなかなか上がりません。ともすれば、離職率が高まってしまう可能性もあります。
そういった事態を避けるために重要な役割を果たすのが、社内ポータルです。

使いやすい社内ポータルを用意しておくことで、社内SNSやビジネスチャットを活用した社内コミュニケーションの活性化を図ることができます。また、社長などのトップメッセージを公開する場として活用することで、「この会社で働くことによる誇りや意義」をしっかりと社員に伝えられ、エンゲージメントの向上につながります。エンプロイーエンゲージメントが向上すると、生産性や離職率が高まるだけでなく、業務の目的やゴールが統一され、結果的に顧客へのサービスの品質が上がるといった効果も期待できます。

こうしたインナーコミュニケーションの場として社内ポータルを活用するためには、そもそも社内ポータル自体が社員にとって使いやすいものでなければなりません。
社内ポータルの重要性が増している今だからこそ、しっかりと機能や使い勝手を見直す必要があるのです。

社内ポータルを活用するメリット

社内ポータルを活用すると、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。社内ポータルを活用することで得られるメリットを深掘りしていきましょう。

社内の情報共有の効率が上がる

業務アプリを社内ポータルに集中することで、社内における情報共有の効率を大きく上げることができます。例えば、スケジュールを確認したり、プロジェクトの進捗状況を調べたり、同僚にチャットで連絡したりすることが可能です。こうした業務に関する行動を社内ポータルに集約しておくことで「社内ポータルにアクセスすれば求める情報がある」という状態を作ることができます。

その際に重要なのは「社内ポータルを1つにまとめておく」ことです。というのも、多くの社員を抱える大企業では、社内ポータルが部署ごとに複数あるというケースも少なくありません。さらに、社内ポータルごとに、使い勝手やデザインが異なっている場合もあります。
たまにしか使わない社内ポータルで、慣れないUIに悪戦苦闘して、ちょっとした調べものに時間がかかってしまう…なんてことも考えられます。これでは、ストレスが溜まってしまい、自発的に社内ポータルを利用する人は増えないでしょう。

そうならないためにも、社内ポータルはできるだけ1つに統合し、誰もが同じ操作でストレスなく使えるようにしておくといいでしょう。
もちろん、あえて社内ポータルを分けたほうが良い場合もあります。そこは、会社の状況と照らし合わせながら判断してください。

部署を超えたコミュニケーションの活性化

近年、さまざまな業界で、部署をまたいだプロジェクトやコラボレーションの重要性が増しています。その際に必要なのが、部署を超えたコミュニケーションやナレッジの共有です。社内ポータルはそのためのハブとしても機能します。

縦割り組織の場合、意外に大変なのがスキルを持った人材を探すことです。部署間のコミュニケーションが遮断されていると、求めるスキルを持った人材がすぐ隣の部署にいるにもかかわらず、「まったく知らなかった」ということも珍しくないのです。

社内ポータルを介してコミュニケーションが盛んに行われていれば、有用な社内人材の発掘にも役立ちます。また、「私にはこういうスキルがあります」「こういう仕事がしてみたいです」と、社員がみずから情報発信することで、キャリアアップにも役立てることができるのです。

社員一人ひとりに合わせた情報の提供

個人にパーソナライズされた情報提供を行う仕組みがある、社内ポータルも存在します。「社員が社内ポータルのどのページを見ているか」という情報から、その人にとって役立ちそうな情報をレコメンドするという機能です。
利用者にとっては効率的に情報収集ができるメリットのほか、レコメンドから気づきを得て、社員のスキルアップにつながる可能性もあります。

社内ポータルを新規構築・リニューアルする際の注意点

社内ポータルを新規に構築する、またはリニューアルする際には、どのような点に注意したらいいのでしょうか。

社内ポータルは1つにまとめる

まず大前提としては、「社内ポータルはなるべく1つに統合する」ことです。社員にとっても、社内ポータルへの入り口は1つだけに限定されたほうが使いやすいですし、社内ポータルを運用する側にとってもコストや管理の面でメリットがあります。特別な事情がない限り、社内ポータルは1つにまとめましょう。

ログインパスワードや権限設定などセキュリティを強化する

社内ポータルでは、さまざまな機密情報を扱うことになりますから、セキュリティも重要です。VPNやシンクライアント（ネットワーク上で処理を行い、パソコンにデータを保存しない仕組み）などを導入して、可能な限りセキュリティを強化しておきましょう。ログインパスワードをしっかりかけることは当然として、情報の重要度に応じて権限を分け、アクセスできる社員を限定するなどの対策も必要です。

人間はミスをする生き物ですから、人の注意力に頼るのは危険です。社員の不注意で情報を漏洩してしまうと、社員だけでなく、企業にも責任が発生してしまいます。
セキュリティは情報を守るだけでなく、社員を守るためにもあるのです。

ビジュアルよりも使い勝手の良さを重視する

社内ポータルの使いやすさにも配慮しましょう。社員全員がアクセスするものですから、できるだけ全員にとって使いやすいものであることが大切です。
外部に公開するためのサイトではないので、ビジュアルを駆使した過剰な表現などは必要ありません。情報の探しやすさや使い勝手の良さを重視して設計しましょう。

まとめ

リモートワークの急速な普及により、社内ポータルに求められる役割も変化しつつあります。
社内ポータルは、業務アプリを集約するためのサイトから、インナーコミュニケーションを通じて社員のエンゲージメントを高め、部署を超えたコラボレーションを生み出すための重要なハブとして捉え直す必要があるでしょう。

これから社内ポータルを構築される際には、そうした点についても一考されることをおすすめします。リモートワークを前提とした社内ポータル・イントラサイトでお悩みの方は、BAsixsにご相談ください。