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提案依頼書(RFP)とは?要求仕様書・要件定義書との違いや重要性の考察

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BAsixs編集部

BAsixsは、社会課題の解決と新たな価値創出をBAグループ全体で目指すためのサービスブランドです。

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Webサイトのリニューアルや立ち上げの発注時に必要な書類、提案依頼書(RFP)。

提案依頼書(RFP)はどうしても必要なものなのでしょうか。一般的に「規模が大きいサイト」では作るとされていますが、小さいサイトでは不要なのでしょうか。要求仕様書、要件定義書との違いはどこにあり、どのような項目が書かれていれば良いのでしょうか。

この記事では、初めてWebサイトを発注する方に向けて提案依頼書(RFP)の意味や役割をご紹介し、解説していきます。

提案依頼書(RFP)とは?発注する場合に必ず必要?

Webサイトのリニューアルや立ち上げの発注時に必要な書類、提案依頼書(RFP)ですが、具体的にはどのようなものを指すのでしょうか。発注時に必ず必要なのかお悩みの方のために、概要や重要性について解説します。

提案依頼書(RFP)とは:提案や見積もりのミスマッチを防ぐ

提案依頼書とは、Webサイトのリニューアルや立ち上げ業務を外部業者へ発注しようとしている企業の担当者が、外部業者から提案をもらうために必要な要件をまとめた書類のことです。

提案依頼書は「Request for Proposal」の頭文字を取って「RFP」と呼ばれることもあります。

外部業者に発注する際に提案依頼書をまとめておくことで、外部業者側はどのような要件に基づいて提案すれば良いのかが明確になるため、自社の課題に沿った内容の提案を組み立てしやすくなるとともに、正確性の高い見積もりを導き出せます。

提案依頼書と似た言葉に「情報提供依頼書(RFI)」がありますが、情報提供依頼書は、発注側の企業が外部業者に会社情報や過去の導入事例、所有しているサービスの一覧などを要求するための書類です。

まずは情報提供依頼書の内容を見て発注候補を絞り込み、提案依頼書で具体的に発注する外部業者を選定するケースが多いといえます。

提案依頼書(RFP)は本当に必要?:2つの決定的な理由とメリット

そもそも、「提案依頼書は本当に用意しなければならないのか?」とお考えの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

BAsixsでは、Webサイトのリニューアル・立ち上げを企画している時にはプロジェクト規模にかかわらず提案依頼書を作成しておくのをおすすめしています。理由は大きく以下2つです。

提案依頼書(RFP)を作った方がいい2つの理由

  • 外部業者に作りたいサイトのイメージが伝わらず、発注側が求めているものとのギャップが大きくなるため
  • 自社のサイトの現状や弱点の把握、今後のサイトでかなえたい目標の社内共有やプロジェクト内整理のため

提案依頼書がない場合、外部業者に対して自社がどのようなWebサイトを求めているのかを正確に伝えることが難しくなります。

その結果、情報の伝達不足が発生し、提案に不足が生じるリスクがあります。

さらに提案依頼書を作ることで、改めて自社のWebサイトの現状を把握し、どの部分を改善しなければならないのか社内で課題を明らかにすることもできます。

提案依頼書を作成しないと、自社のWebサイトをじっくり振り返る機会を持てなくなり、課題を明らかにできないまま、散らかった状態でWebサイトのリニューアルや立ち上げに進んでしまう可能性が高いです。

また、課題の把握と共に、課題そのものを記録しステークホルダーと共通認識を持つことができれば、リニューアルや立ち上げをスムーズに進めやすくなります。つまり提案依頼書は、外部向けだけでなく、社内向けのドキュメントとしても利用できます。担当者の労力(外部への説明、内部調整など)を考慮した場合、提案依頼書を作成したほうが結果的に効率的です。

BAsixsでは、提案依頼書の書き方をご案内した記事があります。以下の記事をご覧いただき、習得していただければ幸いです。

RFP(提案依頼書)の書き方とは?必要な項目や作成時の注意点

Webサイトを制作する際に必要な要件を制作会社に伝える「Request For Proposal(RFP:提案依頼書)」。本記事では、RFPの書き方や注意すべき点など、伝わるRFPの作成に必要な知識を紹介します。

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また、習得に大切なのは提案依頼書のサンプルを使っての実践です。実際に記入してみることで、今の自分の理解度がわかります。以下の3記事でサンプルをダウンロードしてみてください。

伝わる!RFPサンプル(コーポレートサイト編)

コーポレートサイトをリニューアルする際に必要なRFPの項目、ヒントやサンプルを記載した資料です。

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伝わる!RFPサンプル(サービス・ブランドサイト編)

サービスサイトやブランドサイトをリニューアルする際に必要なRFPの項目、ヒントやサンプルを記載した資料です。

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伝わる!RFPサンプル(採用サイト編)

採用サイトを新たに立ち上げる際に必要なRFPの項目、ヒントやサンプルを記載した資料です。

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要求仕様書・要件定義書は提案依頼書(RFP)と何が違うの?

提案依頼書(RFP)と似た言葉に、「要求仕様書」や「要件定義書」があります。ここでは、それぞれの言葉と提案依頼書の違いについて解説します。

要求仕様書とは?:Webサイトに求める要求をかなえる「仕様」を記したもの

要求仕様書とは、「開発する製品やサービス(例:Webサイト、アプリ、システムなど)が持つべき機能や特徴・特性などを仕様としてまとめたものです。

Webサイトの技術的な要件を記述するのではなく、

  • 自社では〇〇といった課題を抱えており、この課題を解決できるWebサイトとしてこのような仕様のものを希望している
  • 今回、〇〇という社内の事情があり、Webサイトのリニューアルでは、このような仕様のものを求めている

のように、機能や特徴・特性などを仕様として記述していきます。

要件定義書とは?:提案依頼から一歩進んで、Webサイトを実現するためにどのような機能が必要なのかを定義

要件定義書とは、「Webサイトを構築するために必要な要件を記述した書類」のことです。実装する機能(機能要件)や、求める性能やセキュリティ(非機能要件)などを決めていきます。

提案依頼書の最終目的は「外部業者各社から提出された提案に基づいて、最適な外部業者を比較・選定すること」ですが、要件定義書の最終目的は「自社が必要としているWebサイトの仕様・機能を明確に定義すること」が目的です。

そのため、提案依頼書を作成する際は、外部業者に対して要求の伝え漏れが起こらないように、できるだけ網羅性を高めて、なおかつどの項目を優先してほしいのかを明確にすることが大切です。

一方要件定義書は、提案依頼書の内容を踏まえて自社が求めているWebサイトを実現するためにはどのような機能が必要なのかを定義するための書類なので、選定した外部業者の最初の仕事として行われることがほとんどです。

提案依頼書(RFP)に必要な項目とは?

提案依頼書に必要な項目は、発注側の企業が抱えている課題などによってもさまざまですが、一般的には次のような項目を記載する傾向にあります。

1.プロジェクトの概要

  • プロジェクト名
  • プロジェクトの目的
  • プロジェクトの背景
  • 解決すべき課題(依頼事項)
  • 対象サイトURL
  • ターゲット
  • 競合他社・ベンチマーク
  • プロジェクト体制(社内・社外)
  • 予算
  • 納品物・納品形態

などがプロジェクトの概要として代表的なものになります。

Webサイトを必要としているプロジェクトの概要を伝えることは、自社の要件に合った外部業者の調達を成功させるために最も重要なポイントのひとつです。

プロジェクト名やプロジェクトの最終目的、立ち上げることになった経緯・背景、Webサイトのリニューアルや立ち上げによってどのような課題を解決したいのかを明確に記述しましょう。

さらに、対象サイトURLやターゲット、競合他社、ベンチマークとする対象を指定したりすることも重要です。

加えてプロジェクトはどのような体制で進められる予定で、Webサイトの構築にかけられる予算はどのくらいなのか、最終的にどのような納品物を求めているのかも記述します。

2.コンペを行う場合の提案依頼内容

コンペを行う場合、コンペならではの以下の提案依頼内容が必要です。

  • 依頼の範囲
  • 契約条件
  • 選定方針
  • 提出物
  • 提出期限
  • プロジェクトスケジュール
  • ロードマップ
  • プレゼン実施概要
  • 採否の連絡

など、コンペの実施概要を記し、全業者に同じ条件で提案依頼をします。

提案依頼内容については、「外部業者にどの範囲で作業を依頼したいのか」「いつまでに納品してほしいのか」を明確に指定し、競合他社とのコンペにあたってどのような提案内容や提出物を求めているのかを伝えます。

さらに、選定された際の契約条件についても明示しましょう。

3.サイト要件

  • 推奨環境
  • インフラ要件
  • CMS要件
  • セキュリティ要件
  • 運用要件

Webサイトのリニューアルや立ち上げを行うにあたっては、サイト要件を詳細に定義しておく必要もあります。

推奨環境やインフラ要件、CMS要件、セキュリティの水準はどのくらいなのか、運用はどの範囲・レベルで行うのかなどを記述します。

4.問い合わせ先・窓口

提案依頼書の内容で疑問や質問が生じた際に、誰に対して問い合わせを行えば良いのかも併記しておきましょう。

窓口が分かっていれば、外部業者がスムーズに提案を作成しやすくなります。

もし提案依頼書の書き方に悩んだときは、BAがご紹介している下記のRFPの書き方記事やホワイトペーパーもぜひ参考にしてみてください。

RFP(提案依頼書)の書き方とは?必要な項目や作成時の注意点

Webサイトを制作する際に必要な要件を制作会社に伝える「Request For Proposal(RFP:提案依頼書)」。本記事では、RFPの書き方や注意すべき点など、伝わるRFPの作成に必要な知識を紹介します。

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また、習得に大切なのは提案依頼書のサンプルを使っての実践です。実際に記入してみることで、今の自分の理解度がわかります。以下の3記事でサンプルをダウンロードしてみてください。

伝わる!RFPサンプル(コーポレートサイト編)

コーポレートサイトをリニューアルする際に必要なRFPの項目、ヒントやサンプルを記載した資料です。

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伝わる!RFPサンプル(サービス・ブランドサイト編)

サービスサイトやブランドサイトをリニューアルする際に必要なRFPの項目、ヒントやサンプルを記載した資料です。

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伝わる!RFPサンプル(採用サイト編)

採用サイトを新たに立ち上げる際に必要なRFPの項目、ヒントやサンプルを記載した資料です。

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まとめ:プロジェクトを成功させるためには、規模にかかわらず提案依頼書(RFP)は必須。

自社がどのようなWebサイトを作るべきなのかを明確にし、外部業者とイメージを共有するためにも、どのような規模のWebサイトでも提案依頼書(RFP)の作成・提出は必須である、とBAsixsでは考えます。

必要な項目を網羅した抜け漏れのない提案依頼書を作成し、自社の要件を明確にした上で外部業者からの提案を募りましょう。

もし自社で提案依頼書をまとめるのが難しいと感じたときは、手が止まった段階から外部業者に依頼してそこからプロジェクトを進めていくのも手段のひとつです。

BAsixsでは提案依頼書(RFP)作成も承っておりますので、お悩みの際はぜひお気軽にお問い合わせください。

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