この記事を書いた人
- コーポレートUNIT（ビジネス・アーキテクツ）
バックオフィス業務を通して事業活動を支え、組織の活性化を社員と協力して行い、社内環境や業務環境の改善で業績に貢献するUNIT。
はじめまして。BAsixs参画企業である、ビジネス・アーキテクツ（以下、BAと称する）のコーポレートUNITの経理担当です。
今までさまざまな企業のバックオフィスに勤務してきましたが、現在所属しているBAのイントラサイトである「BAポータルサイト」に感銘を受け、この記事を執筆することに決めました。
「会社のことがこのサイトを見ればすぐわかる！」「会社の業務に関する情報がまとめてある！」という、簡単で単純でシンプルなことなのですが、あるとないとでは大違いです。おかげで日々の業務をスムーズに進めることができております。
私の体験談や感じたことが中心の記事ですが、BAに興味を持っている方や、自社でのポータルサイト導入に迷っている方、効果的に仕事を進めたい方などの参考になれば幸いです。
社内ポータルサイトとは「イントラネットで社員のみが接続できるサイト」のこと
ポータル（Portal）とは、「入口」「玄関」を表す言葉なので、ポータルサイトを直訳すれば「入口となるサイト」となります。代表例を挙げると、GoogleやYahoo! JAPANなどがあります。
一般的なポータルサイトはインターネット上に公開されているので、誰でもアクセスが可能ですが、社内ポータルサイトは閲覧するのに権限が必要な、イントラネットに公開されている場合が大多数です。
イントラネットとは、アクセス権限のある人（ここでは社員）だけが使えるネットワーク全体の総称であり、イントラネットに公開されているサイトをイントラサイトと呼びます。
現在、多くの企業でも社内のポータルサイトを活用されているそうで、某大手ホテルチェーンでは、各種申請書類やワークフロー、新入社員向けのトレーニング映像コンテンツを、ポータルサイトを活用して全社で共有することにより、書類の削減を実現したそうです。
また、大手製薬会社では、毎日総務部にかかってきた30本以上の問い合わせの電話がなくなり「何か困ったことがあったらまずポータルサイトを確認する！」という習慣が社内に定着したそうです。依頼する側にとっても、依頼を受ける側にとってもいいことだらけですね。
参考になった記事を以下いくつか紹介いたします。
参考
- 社内ポータルとは？これからの時代に求められるイントラサイトの役割. BAsixs. (参照 2021-07-12)
- 社内ポータルサイトの導入成功事例 役割や社内情報共有ツールとの違いなど. Sofia. (参照 2021-07-06)
- 社内ポータル活用事例集-Garoon-. サイボウズ. (参照 2021-07-06)
BA（ビジネス・アーキテクツ）のポータルサイトとは
BAに入社した方にとっては、BAの玄関口。はじめの一歩です。
私が入社した際のオリエンテーションでは、BAのポータルサイトを見ながら色々なことを説明していただきました。
過去私が大学に入学したときには、さまざまな説明が記入された書類を大量に受け取り、重い荷物かつ管理にも難儀しましたが、ポータルサイトだと邪魔にならずに紙資源の節約になりますし、自分で管理できるのでこちらの方が便利だと感じました。
BAのポータルサイトはざっくりと以下のようなカテゴリで分類されております。
BAポータルサイトのカテゴリ
- 業務系ツールについて：業務で使うツールや、経費精算の勘定科目について
- 申請系について：業務上の押印申請や法人カード使用申請の流れ、勤怠管理のツールの使い方など
- 人事総務関連：座席表や人事評価制度、就業規則など
- 環境設定やテンプレート：PCの設定や書類のテンプレートなど
- 他：過去の会議やセミナーの資料、イベントの写真など
今、自分がやっている仕事に付随して発生する「押印申請」や「立替経費精算」といったことがジャンル分けされて並んでいるので、とても探しやすく、ところどころでスクリーンショットが載っているので、実際の画面を確認しながら作業ができ、とても作業がしやすいです。
また、別窓で詳細な資料を見ることができるので、ページの情報量が膨大になりすぎず、とても便利だと感じます。検索ツールもございますので、必要なページにすぐ飛ぶこともできます。
社内コミュニケーションツールを搭載している他社のポータルサイトもありますが、BAのポータルサイトは、「業務の情報の集約」に特化されたサイトです。会社の資料が多く掲載されているので、サイト全体が「資料室」のような雰囲気を感じます。
困ることはほとんどないのですが、強いて言えば「迷子」くらい
このサイトを使っていて困ることはほとんどないのですが、強いて言うならば、「サイト内で迷子になる」ことくらいです。
私が困ったこと。よくサイト内で「迷子」になりました
どの情報がどこに置いてあるか、どの項目の情報なのかということを、自分の頭の中で理解するまでが大変でした。しかし、業務を把握することで解決する問題なので、今では迷子にならずにたどり着くことができます。
改めて考えると、この膨大な情報を書面で用意していたら、結構な量になりますし、収納スペースも必要ですし、管理するのも大変ですよね。
ポータルサイトの良さは、書類が増えれば増えるほど実感することになりそうです。
でもやっぱり便利で、メリットが圧倒的に多い！
使っていくうちにやはりデメリットよりも、メリットの方が大きいと感じるので、私はメリットをどんどん推していきたいと思います。
便利だったことは「気になることをすぐ、自分で探せる」こと
今までは、就業規則はこの棚に置いてある、勤怠ツールのマニュアルはあの棚に置いてある、というふうに、たどり着くまでに手間と時間がかかっておりました。
現在のポータルサイトの環境下では「あれ？どうだったっけ？」と思った瞬間、PC1台でBAのポータルサイトにアクセスして、自分だけでさっと解決できてしまうのがポータルサイトの1番の魅力です。
以前は、こちらの棚、あちらの棚と右往左往しておりましたが、自席でそのままパパッと探せます。動かなくていいのはとても便利です。
業務中に
- 出産時の慶弔見舞金はいくらだ？
- フレキシブルタイムは何時から何時だ？
- 半休って？
と思って、都度確認しに行けることはもちろんなのですが、「そういえば、自分はあとどれくらい頑張れば給料が上がるのだろう？」といった個人的なことまで、さっと確認できるのは大変便利です。
疑問をすぐ解決できるって、つまり「ノーストレス」なんです
昇給や慶弔見舞金、結婚休暇などなど、ハッキリ数字が出るものは、多くの社員が気になる部分だと思います。
自分は一体、いくら給料がもらえるのか？何日休んでいいのか？
でもそんなことを聞きに行くのが面倒、もしくは恥ずかしいと感じてしまう人がいるかもしれません。私もたまにあります。そんなときに自分で調べることができたら、そこでまずもやもや解消ですよね。
その時点で、もし疑問が発生して上長や総務に質問するにしても、下調べをしてあるので自分としても準備万端ですし、質問された側からしても「事前に調べてあるなんて、しっかりしているなぁ」とポイントアップで好印象を得られます。もやもや完全解消です。
気になったことが解決すれば心に余裕が生まれます。その余裕を業務やプライベートにつなげることができれば、巡り巡って業務の効率化、生産性の向上につながっていくと私は思っています。
まとめ：ポータルサイトで情報を一元化することのメリットは、表面的なものだけではなく多岐に及ぶ
「覚えることがひとつのストレスになるから、すぐメモをとれ！そしてすぐ忘れろ！」と、昔上司に指導してもらったことがあります。
今思うとむちゃくちゃな指導とも感じますが、「何かを気にしていることで意識がそこに向いてしまい、集中力散漫になって十分なパフォーマンスができないのなら、本質的な仕事とはいえない」ということなのではないかと、今になって感じます。
在宅ワークが増え、他のスタッフともコミュニケーションが取りづらい状況下で、自分のペースで疑問が即座に解決できれば、それだけでもスムーズな業務進行、個人のパフォーマンス・全体の生産性の向上、業務の効率化にもつながるのではないでしょうか。
この記事をきっかけにBAに、社内ポータルサイトに興味を持っていただけたら幸いです。
読んでいただきありがとうございました。
またBAおよびBAsixsでは、一緒に働いてくれる方を随時募集しております。このサイトからお気軽にお問い合わせください。